درباره آموخته بيشتر بدانيم…


آموخته چيست؟

درس آموخته تجارب مثبت و منفي است که انتقال آن به ديگران به افزايش دانش علمي يا تخصصي افراد کمک مي نمايد يا اينکه از تکرار اشتباهات تخصصي جلوگيري مي کند و در يافتن راه حل هاي جديد موثر است.
همچنين بهترين شيوه ها شامل تجارب مثبت، شيوه ها و فرايندهاي ممتاز و نوآورانه اي که قابليت استفاده مجدد دارند و به بهبود عملکرد و دستاوردهاي سازمان و پروژه کمک مي کنند مي باشد.

مزاياي ثبت آموخته:

  • کاهش زمان اجراي پروژه ها و جلوگيري از تاخيرات پروژه هاي آتي صنايع نفت
  • پيش بيني و مواجهه مناسب با ادعاهاي قراردادي
  • شناسايي و مواجهه مناسب با ريسک هاي پروژه
  • تسريع حل مسائل و کاهش اشتباهات مديريتي و اجرايي
  • جلوگيري از دوباره کاريها و کاهش هزينه ها
  • بهبود تصميم گيري ها
  • اصلاح فرايندهاي کاري
  • استخراج و ثبت دانش و آموخته هاي مديران و خبرگاني که پس از اتمام کار، پروژه را ترک مي کنند يا بازنسشته مي شوند
  • حفاظت ار مجموعه دانش اندوخته شده طي ساليان گذشته و انتقال آنها به مديران پروژه هاي آينده

فرايند آموخته ها:

فرايند آموخته‌‌ها در ساده‌ترين سطح خود، مراحل زير را شامل مي‌شود:

  • توجه: ملاحظه‌ و درنظر گرفتنِ درس‌‌هايي که نياز است کسب شوند
  • گردآوري: کسب و فراگيري درس‌ها
  • ذخيره سازي: ذخيره نمودن درس‌‌هاي کسب‌شده
  • تسهيم: توزيع درس‌ها

با اين وجود، فرايند جامع آموخته‌ها، مطابق آن‌چه که در تصويرزيرنمايش يافته است، ده مرحله را دربر مي‌گيرد.
اتخاذ ده مرحله به‌جاي چهار مرحله، بر پايه‌ي مشاهدات و ملاحظات زير قرار دارد:

  • شکاف‌‌ها و نارسايي‌‌ها از طريق يک فرايند جامع برطرف مي‌شوند.
  • مراحلِ مشخص، از مديريت رويه‌ايِ درس‌‌ها پشتيباني مي‌کند.
  • درس‌‌ها به‌عنوان يک پروژه يا زيرپروژه، به‌صورتِ رسمي مديريت مي‌شوند.
  • درس‌‌هايي که پيچيدگي بيشتري دارند مي‌توانند مورد پشتيباني قرار گيرند.
  • واگذاري و تخصيص وظايف، مي‌تواند در سطح هر مرحله انجام پذيرد.
ll-process

پايه‌ريزي
در واقع مرحله‌ي پايه‌ريزي، همان وظيفه‌ي تخصيصِ منابع است که موقعيت‌يابي و جذبِ منابع را دربر مي‌گيرد.
شناسايي
در اصل مرحله‌ي شناسايي، يک فعاليت مبتني بر جستجو که درس‌‌هاي بالقوه را موقعيت‌يابي مي‌کند. اين مرحله، مشاهده و انتخاب را شامل مي‌شود.
جمع‌آوري
مرحله‌‌ي جمع‌آوري، يک فعاليتِ مبتني بر حصولِ نتايج است تا از اين طريق درس‌‌ها کسب گردند. جمع‌آوري، دسته‌بندي و گردآوري را شامل مي‌شود. دسته‌بندي يک اقدام راهبردي است که به رده‌بندي و طبقه‌بندي درس‌‌ها مي‌پردازد.
انباشتگي
مرحله‌ي انباشتگي، يک فعاليت مبتني بر انباشتِ درس‌‌ها است تا از اين طريق درس‌‌هاي جمع‌آوري‌شده، ذخيره شوند. اين مرحله سازمان‌دهي و ذخيره‌سازي را دربر مي‌گيرد.
توزيع
مرحله‌ي توزيع به تسهيم درس‌‌هاي ذخيره‌شده مي‌پردازد. اين مرحله انتشار و دريافت درس‌‌ها را شامل مي‌شود. انتشار، انتقال درس‌‌ها به ذي‌نفعانِ شناسايي‌شده را دربر مي‌گيرد.
ارائه
مرحله‌ي ارائه، در مورد درس‌‌هايي که به بازنگري و بحث نياز دارند، فعاليت‌‌هاي مبتني بر روابط عمومي را دربر مي‌گيرد. هدفِ بازنگري اين است که به چشم‌انداز، اهداف کلان و اهداف مشخص پروژه بپردازد.
تأييد
تأييد يا صحه‌گذاري يک فعاليت تصحيحي است که تجديدنظر در درس‌‌هاي ارائه شده و تصديق آن‌ها را دربر مي‌گيرد. تأييد، تصديقي است که از طريق بررسي و اثبات به‌دست مي‌آيد.
قبولي
مرحله‌ي قبولي، توافق در مورد درس‌‌هاي تأييدشده و پذيرش آن‌ها را شامل مي‌‌شود. توافق به اين معناست که ذي‌نفعان به اين درک رسيده‌اند که درس‌‌هاي ارائه‌شده، دقيق مي‌باشد.
يکپارچه‌سازي
هدفِ يکپارچه‌سازي اين است که درس‌‌ها را در يک فرايند، رويه، خط‌مشي يا شيوه‌ي شناسايي‌شده، ترکيب، هم افزا، هماهنگ و استاندارد نمايد. در واقع، يکپارچه‌سازي به‌منظورِ مؤثرترِ نمودن درس‌‌ها انجام مي پذيرد.
اداره
مرحله‌ي اداره [آموخته‌ها]، نگهداري و مديريت درس‌‌هايي که يکپارچه شده‌اند را شامل مي‌گردد. نگهداريِ درس‌ها، پشتيبانيِ فني را دربر مي‌گيرد تا از اين طريق کارکرد مناسب مخزن آموخته‌ها، تضمين شود.

محدوديت هاي مستند سازي آموخته ها

مستندسازي موفقيت آميز آموخته ها و دانش در سازمان ها و خصوصاً پروژه ها معمولا بوسيله عواملي که مهمترين آنها در زير آمده است تهديد مي شوند:

  • فشار زماني بالا براي اتمام پروژه
  • نبود ميل براي يادگيري از اشتباهات شخصي افراد
  • فرهنگ سازماني از موضوع مديريت دانش حمايت نمي کند
  • مديريت ارشد شرکت از سيستم و موضوع مديريت دانش حمايت نمي کند
  • مقاومت در برابر صحبت نمودن راجع به اشتباهات
  • انگيزه‌ي پايين کارکنان
  • فقدان رهبري
  • فقدان راهبرد مديريت دانش براي پروژه‌ها
  • فقدان فن‌آوري
  • فقدان درک مشترک و تفاوت‌هاي فرهنگي
  • فقدان اهميت‌دهي و علاقه
  • فقدان آموزش
  • يکتايي پروژه

سازمان هاي حامي و پشتيبان